Вчасно визнавати проблеми і досягнення: як і навіщо робити звітність

Reading Time: 6 minutes

Звітність у громадському секторі часто сприймають як нудну формальність або неминуче зло. Але насправді вона може стати ефективним інструментом розвитку організації та побудови довіри з донорами, партнерами та доброчинцями. Про те, як перетворити звітність з тягаря на помічника, поговорили з Наталею Поповою, програмною менеджеркою «Моє місто». Вона відповідає за реалізацію освітніх програм у співпраці з українськими та міжнародними партнерами від моменту планування до звітності після завершення.

Коли немає звітності, зовнішньо ви втрачаєте всю підтримку — гроші, інформаційну підтримку, довіру партнерів. А внутрішньо втрачаєте можливість бачити ситуацію такою, яка вона є насправді. Ви не розвиваєтесь і з проблемами стикаєтесь кожного разу як вперше, бо ніде це не було зафіксовано і ніколи не аналізувалося, не складався план дій на майбутнє

Які принципи є ключовими при формуванні звітності в цілому?

Три базових принципи — це розуміння, для кого ви робите цю звітність, навіщо, та чесніть.

Коли це внутрішня звітність для моніторингу проєкту чи діяльності організації в цілому, необхідно на старті визначити, які показники будуть відстежуватися, хто і як надалі буде їх аналізувати та відповідати за те, щоб звітність не залишалася в документі. Це може бути визначений всередині команди формат і шаблони, але обов’язково — наявність людини, яка зацікавлена в тому, щоб з цією звітністю надалі працювати.

Якщо це донори чи установи, то в них є свої шаблонні форми, і відійти від них не вийде. Умовно, коли ви подаєте звіт в Міністерство соціальної політики, їм не підійде відеоролик на 3 хвилини, бо він емоційний. Не вийде і європейським партнерам подати внутрішню табличку. Тут важлива бюрократія, підтвердження роботи в правовому полі та спроможність організації оперувати ресурсами.

З іншого боку, коли звітуєте для доброчинців, яким дуже відгкується проєкт, вони хвилюються за його перебіг та свої кошти, потрібно надавати як доступ до первинної документації, так і зберігати емоційний зв’язок. Тут буде доречним те саме відео, яке хотілося б показати Міністерству соціальної політики замість всіх форм.

Два основних види звітності — фінансова та описова. Що важливо врахувати при підготовці фінансової звітності?

Фінансова звітність — це завжди про шаблони і документи. Якщо це донор, у нього 100% є шаблон, і з нього треба починати. Немає сенсу вигадувати щось своє.

Також фінансова звітність не може бути відокремлена від бухгалтерського обліку. Треба йому приділяти дуже багато уваги, і якщо в організації немає бухгалтера — важливо його знайти.

Ви не можете ні про що звітувати, коли не впевнені, що з документами все гаразд. Треба збирати все по факту оплат, а не «колись потім». Дуже не рекомендую думати: «Зараз швидко оплатимо, розберемося потім». Бо пізніше це все буде дуже складно зібрати.

Ми, наприклад, робимо регулярні звірки з бухгалтерією — фінансовий менеджер веде свій облік, бухгалтерка свій, і раз на місяць комунікуємо, чи все правильно враховано в проєктах.

Фінансова звітність — результат побудованих процесів, відображення діяльності, а не щось окреме.

А якщо немає шаблонів у донорів чи інших партнерів?

Тоді треба розробляти внутрішні політики та шаблони. У нас, наприклад, це табличний формат, де вказано, що це були за витрати, коли, згідно з якою платіжкою, який підрядник, посилання на договір. Обов’язково є посилання на скан-копії первинної документації та примітки команди.

Як не схибити з фінансовою звітністю?

Треба бути дуже прискіпливим до того, як витрачаються кошти. Звітність зібрати не проблема, набагато важче налаштувати процеси, щоб все було підзвітно і централізовано враховувалося.

Обов’язково має бути внутрішня політика закупівель та обліку. З умовних прикладів: оплата на суму менше 30 тисяч — можна без договору, більше 30 тисяч — договір обов’язковий, більше 200 тисяч — дослідження ринку, тендери.

Якщо все чітко прописано, команда працює за визначеними процедурами, відстежує витрати та показники, то проблем з тим, щоб просто зібрати звітність, не має виникнути.

Також при підготовці необхідно бути дуже уважними і зосередженими. Наприклад, якщо мені треба підготувати фінансову звітність для донора, я більше нічого в цей день не роблю — виділяю цілий день, щоб не відволікатися. Прискіпливість і перепровірка самого себе 20 разів — це важливо.

А що робити, якщо в поданій донору звітності знайшли помилки?

Це нормальна практика, і я всіх заспокоюю — буде запит на пояснення і коригування, з цим треба змиритися. Дуже рідко буває, що приймають з першого разу. Часто це уточнення від донора, який не завжди розуміє український контекст.

Фінансові перевірки від донорів спрощують податкові перевірки в майбутньому, адже їх вимогливість допомагає якісніше налаштувати власні фінансові процеси. Особливо після європейських партнерів можна взагалі не хвилюватися — вони настільки ретельно все перевіряють, що потім у вас будуть ідеальні документи і облік.

Що важливо в описовій звітності?

Я вже говорила, що один з ключових принципів звітності в цілому — чесність. Я не з тих людей, які пишуть гарні звіти, просто щоб комусь сподобалося. Є спокуса написати щось гарне, щоб продовжити партнерство, отримати більше ресурсів, але ми так не робимо.

Представники одного міжнародного фонду казали мені, що не сприймають звіти, де написано, що все добре. Вони, на своєму прикладі, знають — так ніколи не буває. Коли чесно пишуть про проблеми і як з ними справлялися, яка аналітична робота була проведена, як змінилася команда і підходи після помилок, то це більше сприяє довірі.

Другий принцип — історії. Завжди цікавіше не просто побачити, що роздали 40 коробок гуманітарної допомоги, а дізнатися про людей, які її отримували, що з ними сталося (якщо це етично), який безпосередній вплив на їх життя це мало.

Що варто врахувати під час реалізації проєкту, щоб потім було простіше зі звітністю?

Звітність — це відображення діяльності, а не окрема історія. Тож треба мати добре налаштовані внутрішні процеси як для управління проєктом, так і для управління фінансами.

Ми завжди починаємо проєкт з того, що банально перечитуємо договір з партнером і фокусуємося на ключових показниках ефективності — виписуємо в планувальники, щоб сконцентруватись на них. Відстежувати показники по проєкту важливо поступово, зі старту проєкту і до його завершення, а не в день оформлення звітності за два дні до дедлайну.

Вчасно перевіряти підрядників. Перш ніж з кимось співпрацювати, завжди перевіряти цих людей і підписувати відповідні документи по співпраці. Неважливо, чи це ваші друзі, чи знайомі, але за свою діяльність ми звітуємо донорам, партнерам, доброчинцям, тому маємо бути уважними.

Для описової звітності так само важливо збирати інформацію поступово. Зокрема в навчальних програмах, ми, наприклад, розбиваємо навіть збір фідбеку: окремо по лекційній онлайн-частині, окремо по офлайн-події, по взаємодії з нами як з організаторами. Коли в шаблоні звіту потрібно 48 фідбек-форм, 232 фотографії і 41 погодження на використання фото, важко збирати це в останній день.

Ти казала про перевірку підрядників. Як саме їх перевіряти?

Можна заходити у відкриті реєстри та перевіряти, чи взагалі є така юридична особа, яку діяльність може здійснювати, чи не має кримінальних проваджень тощо. Частину реєстрів закрили під час війни, але деякі все ще доступні. Ми, наприклад, користуємось Opendatabot.ua. Юристи можуть перевіряти через спеціальні доступи до судових систем. Також OSINT-агенція Molfar надавали у відкритий доступ алгоритми, як перевірити, чи не має компанія «російського сліду».

Логіка проста: якщо у підрядника відкрито кримінальне провадження про відмивання коштів, чи вони постачають канцтовари не тільки вам, а ще в ДНР, а ви йому заплатили кошти партнерів чи власні, то буде боляче. І це ж не тільки фінансові, а й репутаційні ризики, з якими потім доведеться довго розбиратись. Але, знову ж таки, це більше про процеси, ніж безпосередньо про звітність, яка є їх лакмусом, проте не можу про це не сказати.

Як комунікувати про невдачу у звіті донору та своїй авдиторії?

Класика кризових комунікацій: визнати, вибачитися і сказати, що будете з цим робити.

Вкрай важливо проговорити все всередині команди та зрозуміти, чому так сталося. Якщо з десяти обіцяних партнерам подій провели тільки п’ять, бо приходило по дві людини, то питання — чи потрібні взагалі ці події людям? Чи це виключно ваша команда не справилася? Чому? Що треба було зробити, щоб все вийшло?

Немає сенсу прикривати це у звіті і обіцяти єдинорогів, нічого не змінюючи в підходах, бо буде нецільове використання ресурсів. Нефективне.

Якщо ж у фінансовій звітності щось не так — це складніше, зазвичай це проблема внутрішніх політик, і треба екстрено реагувати. Або просто неуважність, яку легко виправити.

Які навички повинні мати люди, відповідальні за звітність?

Це має бути дуже чесна людина з загостреним відчуттям справедливості. Інакше все, про що я говорила, не вийде зробити. Людина уважна до нюансів, якій не байдуже, що відбувається.

Коли збираєш звітність і помічаєш внутрішні проблеми, важливо не просто залишити це на папірці, а подумати, що з цим робити. Повідомити всім причетним і дати сигнал — дивіться, тут проблема, давайте подумаємо, що робити. І в цьому контексті необхідно вміти працювати з фідбеком — як сприймати його, так і давати комусь.

Дай, будь ласка, три поради для тих, хто хоче прокачати звітність?

У фінансовій звітності:

• Прокачати внутрішні політики, процеси і процедури, бо звітність — це їх відображення.
• Спочатку документи — потім оплата. 
• Мати шаблони, користуватися формулами, не боятися автоматизувати. Часто здається, що простіше швиденько порахувати вручну, але це тільки з одним проєктом, а не з десятьма.

В описовій звітності:

• Уявити, що ви самі це читаєте поза контекстом вашої організації. Чи зрозуміло, про що мова, чи є відповідь на питання, чого досягли?
• Історії. Це не означає, що весь звіт має бути про Марію з Херсона та її особистий життєпис, але якщо можна тезу підкреслити прикладом — варто це робити.
• Зачепити за 30 секунд — актуально для публічної звітності в соціальних мережах. Якщо починаєте з того, що «в важкий для всіх період з червня по серпень 2024 року ми витратили 49 тисяч грн», то викликаєте бажання піти читати щось інше чи навіть роздратування. Якщо з того, що «діти з прифронтових отримали новорічні подарунки, подивіться на їх посмішки», то людина розуміє — гроші пішли на щось хороше.

Звітність — це не тягар, а інструмент. Правильно налаштована, вона допомагає не тільки звітувати перед партнерами, а й розвивати організацію, будувати довіру та вчасно реагувати на виклики.