Як підготуватися до грантового проєкту і не нафакапити зі звітністю?

Грант отримано, проєкт стартував — і команда з головою занурюється в результати, дедлайни та звіти для спільноти. Фінансова звітність часто відкладається: мовляв, розберемося ближче до дедлайну. А потім виявляється, що рекламний кабінет у Facebook прив’язаний до особистої картки координатора, у договорі з підрядником немає посилання на грантову угоду, а акт виконаних робіт складено після того, як гроші вже витрачені.

Про те, як уникнути цих і десятків інших типових помилок, ми поговорили з Мариною Чаплигіною — головною бухгалтеркою громадської організації «Моє місто». Марина має понад 15 років досвіду в бухгалтерії, з яких 7 років — безпосередньо у громадському секторі. У співпраці з «Моє місто» вона перевірила понад 250 проєктів, проконсультувала щонайменше 50 команд реалізаторів та брала участь у супроводі аудиту й звітності перед донорами.

Які документи чи процеси в організації мають бути готові ще до отримання гранту?

Я б почала не з документів, а з порядку всередині організації. Треба одразу визначити хто погоджує витрати, хто шукає постачальника, хто підписує договори, хто передає документи бухгалтеру і де все це зберігається.

Також перевіряємо установчі документи, банківські рахунки, КЕП, право підпису та внутрішні політики, особливо закупівельну. Краще витратити трохи часу на систему на початку, ніж перед аудитом шукати рахунок у переписці за минулий рік.

Наскільки критично мати бухгалтера чи фінансового консультанта вже на етапі написання заявки й бюджету?

Я бухгалтер, тому моя відповідь, мабуть, передбачувана. Але хоча б перевірити бюджет перед подачею дуже бажано. Команда знає, що хоче зробити, а бухгалтер дивиться на це з іншого боку: як ми це оплатимо, які будуть податки, кому саме платимо, які документи потрібні і чим потім підтвердимо результат.

Наприклад, в бюджеті є 30 000 грн на спеціаліста. Але це зарплата, оплата ФОП чи виплата фізичній особі? Від цього залежать і оформлення, і податки. Такі речі набагато легше виправити до затвердження бюджету, ніж після.

Які найпоширеніші помилки в бюджеті проєкту ти бачиш ще до старту — ті, що потім впливає на звітність?

Одна з найчастіших — бюджет складають просто як список витрат:

• захід — 50 000 грн;
• експерт — 30 000 грн;
• поліграфія — 20 000 грн.

А мені потрібно розуміти що саме входить у ці суми, кому будемо платити, чи потрібна закупівля, які будуть податки і який документ ми отримаємо. Ще часто беруть старі ціни або не враховують податки. Для мене хороший бюджет — це не просто таблиця, де зійшлися цифри. Це бюджет, який я вже зараз розумію, як буду оплачувати, оформлювати і потім показувати донору.

З чого варто почати команді в перші дні після підписання грантового договору?

Перше, що я б зробила, — не витрачала гроші. Спочатку команда має разом продивитись грантову угоду, бюджет, календар і погодити: що робимо, коли, скільки на це є грошей, хто відповідальний і які правила діють.

Одразу домовляємося про алгоритм: виникла витрата — перевірили бюджет, законодавство, процедуру закупівлі та умови гранту, оформили документи і тільки потім оплатили. Не навпаки — спочатку заплатили, а потім питаємо бухгалтера, як це оформити.

Наскільки важливо мати окремий банківський рахунок під грантовий проєкт?

Не завжди. Спочатку читаємо грантову угоду. Якщо донор вимагає окремий рахунок — відкриваємо.

Навіть коли такої вимоги немає, для великого проєкту це часто зручно: відкриваєш виписку і одразу бачиш рух коштів саме цього гранту. Але окремий рахунок не замінює окремого обліку. Кожна операція все одно повинна бути правильно віднесена до проєкту та статті бюджету і мати документи.

Як організувати систему зберігання документів, щоб через рік не шукати «той самий акт»?

Я за максимально просту систему. Одна основна папка проєкту, а всередині: грантова угода та зміни, бюджет, закупівлі, договори й оплати, зарплата та команда, звітність. Документи по одній витраті краще тримати комплектом: договір, рахунок, акт або накладна, підтвердження оплати та результат роботи. І нормально називати файли. Не «акт новий2 остаточний точно.pdf», а, наприклад: «2026-09-15_Акт_ФОП Петренко_дизайн_15000 грн».

Моє правило просте: інша людина відкриває папку і без пояснень розуміє, що відбувалося.

Які статті бюджету найчастіше викликають запитання чи суперечки з донором?

Часто це зарплати та оплата роботи людей, обладнання, поїздки, проживання, компенсації, заходи та зміни між статтями бюджету.

Окрема історія — реклама у Facebook та Instagram. У бюджеті написати «реклама — 10 000 грн» легко. Але часто рекламний кабінет прив’язаний до особистого акаунта та особистої картки людини. Просто повернути ці гроші фізичній особі на картку і вважати, що на цьому питання закрите, не вийде. Треба заздалегідь продумати, хто буде платником, як проходитиме оплата, які документи отримаємо від Meta і чи буде такий спосіб прийнятним за законодавством та умовами гранту.

Важливий принцип: мало передбачити витрату в бюджеті — треба ще розуміти, як законно її провести та підтвердити.

Що має містити договір з підрядником, щоб потім не виникло проблем зі звітом?

Для мене перше правило таке: спочатку законодавство України, потім внутрішні правила організації і вже після цього додаткові вимоги грантової угоди. З договору має бути зрозуміло, кому, скільки і за що ми платимо, які строки, який результат отримаємо. У договорах по грантових проєктах я також прописую грантову угоду — з ким вона укладена, її номер та дату. Тоді навіть через рік одразу видно, до якого гранту належить цей договір.

І всі документи мають розповідати одну історію: бюджет → закупівля, якщо потрібна → договір → рахунок → оплата → акт → результат роботи.

Які помилки в оформленні документів ти бачиш найчастіше?

Напевно, найчастіше — документи начебто є, але якщо починаєш їх читати разом, вони не складаються в одну історію. У договорі одна назва послуги, в рахунку вже трохи інша, а в акті просто «послуги надані в повному обсязі». Або неправильна дата, номер договору, сума, реквізити, немає підпису чи взагалі незрозуміло, що саме ми отримали за ці гроші.

Ще дуже часто документи оформлюють після оплати, коли послуга вже надана, і всі намагаються відновити заднім числом те, що там було.

Тому я завжди дивлюся на весь комплект разом: договір, рахунок, оплата, акт та результат. Вони повинні говорити про одну й ту саму послугу, суму та період. І обов’язково читайте документи перед підписанням. Помилку до оплати виправити набагато легше, ніж через пів року перед звітом.

Як довго варто зберігати оригінали документів після завершення проєкту?

Немає однієї цифри для всіх грантів. Строк зберігання залежить від виду документа, вимог українського законодавства та умов конкретного гранту. Тому після завершення проєкту спочатку дивимося, скільки часу зобов’язані зберігати конкретні документи за законодавством, а потім перевіряємо грантову угоду. Якщо донор вимагає зберігати їх довше, орієнтуємося на довший строк. Тобто, закінчення гранту точно не означає, що через рік коробку з документами можна викинути.

Наскільки важливо, щоб уся команда проєкту, а не тільки бухгалтер, розуміла базові правила фінансової звітності?

Дуже важливо. Бо бухгалтер фізично не може контролювати кожну дію команди, особливо якщо про витрату він дізнається вже після того як все зробили.

Я не кажу що менеджер проєкту повинен знати бухгалтерію. Але базові речі має розуміти кожен: спочатку погодили — потім витратили, документи збираємо одразу, самостійно нічого в бюджеті не переносимо, а якщо не впевнені — питаємо до оплати.

Тоді бухгалтер і команда працюють разом, а не бухгалтер потім бігає за всіма і намагається відновити що відбулося три місяці тому.

Який найпоширеніший факап у звітності ти бачиш знову і знову?

Напевно найпоширеніший — «ми вже все зробили і оплатили, а тепер скажіть як це правильно оформити». І тут починається найцікавіше. Виявляється що потрібна була закупівля, ФОП не має потрібного КВЕДу, витрата не зовсім відповідає статті бюджету, не вистачає документів або треба було спочатку отримати погодження донора.

Багато таких ситуацій можна було б взагалі не виправляти, якби бухгалтер побачив цю оплату до того, як гроші пішли. Тому мій найпростіший принцип — якщо є хоч найменший сумнів, спочатку запитайте, а потім платіть.

Що варто зробити за кілька тижнів до дедлайну звіту, щоб не робити все в останню ніч?

В ідеальному світі за кілька тижнів до звіту ми вже нічого героїчно не рятуємо. Бо документи збирали протягом всього проєкту. Але я б все одно зробила контрольну перевірку.

Беремо бюджет і проходимо кожну статтю та кожну оплату: чи все правильно віднесено, чи є договори, рахунки, акти, накладні, платіжки, документи по закупівлях та результати послуг. Окремо перевіряємо всі зміни бюджету і чи збережені погодження донора. Потім звіряємо банківські виписки з обліком та самим фінансовим звітом.

І головне — не залишати питання на останній день. Якщо не вистачає документа або щось треба уточнити у донора чи підрядника, за декілька тижнів це ще можна спокійно вирішити.